当前商务交流频频或是大型的政务会议等，有些是要收费会务，有些限人会务，加上人员来自五湖四海，给会务的组织管理加大了难度，变得千头万绪，因会议级别高、参会代表人员众多、来自全国各地，所以会务组织工作压力较大，会务组织人员难以凭记忆对参会代表进行准确辨认，因此，如何对参会代表进行有效的身份识别和统计成为了会议组织管理工作的一个重点。而会议的频繁举行也更加加剧了会议管理的难度，靠简单的签到已经不能满足管理的需要了，不可避免的疏漏就在所难免了，客户的抱怨，主管的指责给会务人员的心理压力加激；
传统的会议管理普遍采用会议签到和简单采用的方式是人工核对证件和普通智能卡证件两种手段，其手段存在诸多不足：
1．人工核对：
人工核对证件或签到，效率极低，不能保证准确度，且不便自动化统计；
2．普通智能卡证件：
普通智能卡需要参会代表到指定地点出示证件并刷卡，人多时，就形成了排队刷卡的问题，难免出现人不愿意去签到的情况；一般参加重要会议的人士都有相当的身份，如果采用此种刷卡进出模式在礼节和方便性上就完全不可取，更不利于与会组织实现人性化会议管理；
采用RFID技术的会议管理系统的出现，大大避免了上述问题：
1．利用射频技术实现的远距离自动识别，数据传输速度快，速度可达到16K/s；
2．每个卡片全球唯一号，避免重卡，错卡问题；
3．RFID可以将数据储存在芯片中的电子数据载体，体积小巧，晶片最小可达到微米级别，携带方便；
RFID技术的会议管理系统得于应用，极大的方便了会务组的工作，人性化的设计使得会务的承办更加轻松方便，完全可以满足现代大型政府会议的管理及参会代表身份识别工作的需求；