本系统将自动识别技术、计算机网络技术和投影技术集成于一体，构成了一个会议自动报到的集成系统。

会议代表所佩戴的卡，我们称之为会议卡，它由两部分组成，即电子卡和代表证。会议卡的核心是电子卡部分。

本系统所采用的 TC6A 电子卡和 CR1A 读卡器是 英国艾登特克有限公司 开发研制的新一代低频射频自动识别系统。其工作机理是：每个电子卡内都有一个 64 位的号码，当电子卡呈现在读卡器读出范围内时，电子卡被读卡器不断发射的电磁问询信号激活，从而反馈给读卡器一个携带有电子卡号码的应答信号，正是通过电子卡与读卡器互相之间的信号问询与应答，读卡器就能够准确快速地识别电子卡内携带的号码，并将读到的电子卡号码按照一定的输出格式输出给计算机、外部控制器或其他终端设备， 从而实现对电子卡的识别。

当佩带电子卡的代表来到报到终端入口处是，附近的读卡器将读到的电子卡号码通过 RS232 传递给报到终端机，报到终端机再通过计算机网络将数据（读到的电子卡号码）传递给远地的计算机服务器。这样与服务器相连的报到终端机和查询终端机就能够实时更新数据：报到终端实时显示本通道代表的照片姓名等资料，同时查询终端实时显示会议报到的实时情况及统计数据，如应到人数、实到人数及未到人数。

系统各部分构成及介绍

本系统由电子卡、读卡器、计算机、投影机、投影屏幕、 HUB 、系统软件及 12V 开关电源组成。


系统软件

本会议报到系统软件为网络版，可安装在 Window98 和 Window2000 的计算机上运行。主要用于管理大型会议的人员报到、时实显示会议报到进展情况、统计会议的各种数据、查询、打印会议信息 。

会议报到系统的应用程序在客户机上运行，通过网络访问位于服务器上的 SQL Server 数据库。因此运行该系统之前应先启动 SQL Server, 否则程序不能运行，本系统理论上可支持 254 个客户终端。

本会议系统软件还可实现多次会议同时进行而不相互影响。即我们把各个报到终端放在不同的会场入口，分别负责各个会议的报到工作，从而实现了多个会议同时报到。可在网络上任意一台终端进行会议的设置，包括会议名称、时间以及会议图标。可按部门、职务、编号、姓名、卡号或其他自定义字段来分配参加某个会议的名单，并支持从某个大会议名单中选择一些人参加某个小会议，从而加快会议名单的分配，减少工作量。